Internes Kontrollsystem für die Rechnungslegung
Das interne Kontrollsystem für die Rechnungslegung ist Teil des gesamten internen Kontrollsystems der NATIONAL-BANK. Es umfasst die Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen zur Sicherung der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Bilanzierung sowie zur Sicherung der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben. Es stellt sicher, dass die Vermögensgegenstände und Schulden im Abschluss zutreffend angesetzt, ausgewiesen und bewertet werden und die Ertragslage sachgerecht dargestellt wird. Wesentliche Komponenten, die diese Anforderungen gewährleisten sollen, sind nachfolgend aufgeführt.
Die Bank hat in der Vergangenheit entschieden, standardisierte und marktgängige Softwarekomponenten für die wichtigsten Funktionalitäten, beispielsweise für das Kernbanksystem MBS, einzusetzen. Hierdurch wird sichergestellt, dass mehr als 90 % der Geschäftsvorfälle systemgestützt gebucht und vollständig abgebildet werden. Die hierzu eingesetzten Systeme können nur von Mitarbeitern mit speziellen Zugriffsberechtigungen genutzt werden. Der Umfang manueller Buchungen ist im Wesentlichen auf Teile des Provisionsgeschäftes begrenzt. Sofern Buchungen im Einzelfall dennoch manuell erfolgen, unterliegen sie konsequent dem Vier-Augen-Prinzip.
Sämtliche Buchungssysteme sind mit einem systematisch strukturierten und mit Blick auf die Rechnungslegung anforderungsgerecht gegliederten Sachkontenplan unterlegt. Dieser kann nur durch den für das Rechnungswesen zuständigen Zentralbereich Controlling verändert werden. Die Parametrisierung der Systeme erfolgt unter strenger Beachtung der Funktionstrennung zwischen den beteiligten Unternehmensbereichen und der dahinter liegenden Berechtigungskonzepte durch den jeweils fachlich zuständigen Bereich. Ein umfassend geregelter Neugeschäftsprozess garantiert, dass neue Finanzlösungen auch im Hinblick auf das Rechnungswesen zutreffend abgebildet werden.
Ein täglich stattfindender und dokumentierter Abstimmungsprozess gewährleistet zudem, dass alle in den Systemen erfassten Geschäfte vollständig abgebildet werden. Zudem existieren regelmäßige, zentral durchgeführte Plausibilitätskontrollen auf unterschiedlichen Ebenen, um frühzeitig steuernd eingreifen zu können.
Eine enge Verzahnung von Rechnungswesens- und Controllingfunktionalitäten sind Voraussetzung einer effizienten Überwachung der gesamten Rechnungslegung. Hierzu gehören vom Rechnungswesen unabhängige Auswertungen des Controlling, in denen die einzelnen Ergebniskomponenten der Bank in unterschiedlichen Dimensionen und Detaillierungsgraden aufbereitet werden. Zwischen den Ergebnissen des Rechnungswesens und den genannten Auswertungen erfolgen Abstimmungen, durch die etwaige Abweichungen frühzeitig erkannt und behoben werden können. Eine weitere wichtige Kontrollkomponente stellt das monatliche Reporting gegenüber dem Vorstand, den Marktbereichen und den Vertriebseinheiten dar.
Die Bewertung des Kreditportfolios ist auf Basis aufsichtsrechtlich vorgegebener Funktionstrennungen in der Marktfolge angesiedelt. Einzelwertberichtungen werden durch den Bereich Kreditrisikosteuerung einzelfallbezogen unter Berücksichtigung von erwarteten Ausfällen, verfügbaren Sicherheiten und voraussichtlichen Zahlungsmöglichkeiten des Kreditnehmers festgelegt. Pauschalwertberichtigungen erfolgen auf Basis der maximal zulässigen steuerrechtlichen Ansätze. Die Bewertung unserer Wertpapierbestände wird systemgestützt durch die Handelsabwicklung begleitet und überwacht.
Für die verbrieften und zum Teil mit Sicherheiten unterlegten Kreditforderungen des Alternativen Kreditportfolios (AKP) liegt die Verantwortung für die Bewertungsmethodik und die jeweiligen Bewertungsansätze im Risikocontrolling.
Hinsichtlich der Bewertung des Derivategeschäfts, welches weit überwiegend kundendeterminiert ist, haben wir derzeit noch unterschiedliche Systeme im Einsatz. Diese sollen in 2010 über eine standardisierte Anwendung vereinheitlicht werden.
Die Interne Revision überprüft regelmäßig sowohl die EDV-Systeme im Hinblick auf Zuverlässigkeit, Stabilität und korrekte Abbildung der Geschäftssachverhalte als auch die Arbeitsprozesse in den Markt- und Zentralbereichen. Sie wird in sämtliche Projekte und Systemveränderungen einbezogen und unterstützt damit das Qualitätsmanagement im Hinblick auf die Rechnungslegung.
Für die vorstehend beschriebenen Funktionen hält die Bank ein Team von Spezialisten vor, die auch die wichtigen Funktionen des aufsichtsrechtlichen Meldewesens, des Controlling, unterschiedlicher Managementinformationssysteme und des Steuerrechts erfüllen.
